Los gastos suplidos no son gastos cualquiera. Tienen sus particularidades que debemos tener en cuenta a la hora de facturar o declarar. A continuación, veremos todo lo que debemos tener en cuenta sobre ellos.
¿Qué son los gastos suplidos?
Son un tipo de gasto que adelanta el profesional para poder realizar un trabajo encargado por un cliente. Es decir, un gasto a cuenta de un tercero (que corresponde al cliente) realizado normalmente para agilizar un trámite.
Por ejemplo, si contamos con una empresa de eventos y organizamos uno para un cliente. Es posible que necesitemos un seguro de responsabilidad civil. Si la empresa de eventos adelanta ese pago y luego se lo factura al cliente, podría poner ese gasto como suplido.
Requisitos para poder llamar suplido a un gasto
Es importante tener claro si es o no un suplido para evitar malos entendidos o, peor aún, sanciones de la Agencia Tributaria. Para ello, en la factura detallaremos la naturaleza del suplido. Pero, ¿qué podemos cobrar como un gasto suplido?
Para considerar un gasto como suplido debe ocurrir que:
- Exista una factura donde se acredite que el gasto es del cliente (y que la factura esté expedida a nombre del cliente, claro).
- El pago del suplido sea por una orden del cliente expresa (la petición del pago puede ser verbal, no necesariamente por escrito).
- Que pueda justificarse que se ha realizado el pago.
Si se cumplen esos requisitos, podremos hacer frente a una inspección tributaria de la Agencia Tributaria sin problemas. Ahora bien, ¡guarda siempre una copia de la factura! Así podrás justificar sin problemas la pertinencia de dicho gasto.
¿Cómo lo ponemos en la factura?
El gasto suplido no se incluye en la base imponible ya que no se aplica ni el IVA ni la retención.
Deberemos incluirlos en la factura especificando que son suplidos (o indicar “cantidad abonada por cuenta del cliente”, cualquiera de las dos fórmulas es correcta) separado del resto de conceptos de la factura. Lo añadiremos debajo del resto de conceptos y de la base imponible, donde sí se aplican los impuestos correspondientes. No se verá reflejado en dicha base imponible, pero sí en el total a cobrar.
Es importante que enviemos la factura originada por el suplido a nombre del cliente junto con nuestra factura. De esta forma, nuestro cliente también podrá registrar ese gasto en su contabilidad.
Entonces, ¿no me puedo deducir un suplido?
Tú no podrás deducirte el suplido ya que es un gasto realizado en nombre del cliente, que luego él te abona y es él quien responde a las cargas tributarias. Sin embargo, si le envías la factura original del suplido, él sí que podrá desgravarse el suplido como un gasto corriente.
¿Cómo contabilizamos los suplidos?
Si hablamos a nivel contable, los gastos suplidos son sólo una entrada y una salida de caja, por lo que no representan ni un ingreso ni un gasto para el profesional. No existe una cuenta específica para este tipo de gastos en el plan contable.
Sin embargo, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) establece que “si la empresa realiza actividades por cuenta de otra, ya sea en su nombre o en nombre propio, sólo originará el registro contable de los movimientos de tesorería que pudieran producirse (…). En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55”.
